KAD Perlu Pembaruan Sistem Kearsipan

TANJUNG REDEB – Pentingnya peran Kantor Arsip dan Dokumentasi (KAD) dalam merekam jejak sejarah suatu daerah, baik dalam bidang pembangunan, kebudayaan, ekonomi, pendidikan dan lainnya, menuntut pembaruan sistem terhadap kearsipan itu sendiri.

Saat ini, sistem penyelenggaraan arsip memang masih dilakukan secara manual, sehingga untuk mengakses arsip yang tersimpan cukup memakan waktu. Selain itu, sistem manual yang saat ini digunakan tidak memungkinkan arsip tersebut diakses pihak luar yang membutuhkan informasi mengenai arsip yang bersifat terbuka.

“Sistem manual yang kita gunakan sekarang hanya bisa diakses internal kantor saja, kurang efektif. Jadi untuk jangka panjang kita butuh sistem berbasis elektronik,” ungkap Kepala KAD Berau, Rumiansyah kepada beraunews.com baru-baru ini.

Segala informasi baik dalam bentuk surat menyurat, foto, video maupun dokumen penting milik Pemkab, perusahaan hingga perorangan bisa diarsipkan melalui KAD, dengan tujuan agar keamanannya terjamin baik dari bencana kebakaran ataupun kehilangan.

Menurutnya, apabila sistem arsip sudah dilakukan dengan cara elektronik, maka akan lebih mudah diakses baik internal maupun eksternal KAD, khususnya bagi yang membutuhkan informasi terkait arsip terbuka.

Meski dengan sistem elektronik, dikatakannya, dalam menyelenggarakan maupun memberikan informasi kepada publik pihaknya tetap melakukan sesuai dengan etika dan prosedur yang berlaku.

“Ada arsip yang sifatnya terbuka, ada juga arsip yang sifatnya tertutup. Meskipun bisa diakses sampai ke luar, tentu kita tetap menjaga kerahasiaan arsip yang sifatnya tertutup, karena takutnya ada yang menyalahgunakan arsip-arsip yang sifatnya penting,” jelasnya.

Ia berharap sistem elektronik dalam kearsipan tersebut bisa segera terealisasi dalam jangka waktu dekat agar seluruh masyarakat dapat mengakses dengan mudah arsip-arsip yang sifatnya terbuka sebagai tambahan informasi dan pengetahuan.

“Kita nanti akan bekerja sama dengan IT (Informasi dan Teknologi) Pemkab untuk sistem elektroniknya. Semoga bisa segera kita terapkan di KAD Berau sendiri,” tutupnya.(mta)